Un sistem de recepție bazat pe inteligență artificială (AI) este un software care gestionează automat activitatea administrativă a unui cabinet stomatologic: o recepționistă bazată pe IA răspunde la fiecare apel și programează consultațiile 24 de ore din 24, 7 zile din 7, în peste 29 de limbi; eligibilitatea asigurării se verifică automat înainte de fiecare vizită; pacienții completează formularele digitale de admitere înainte de a ajunge la cabinet; notele clinice se redactează automat pentru a fi revizuite de medic; iar programările de reexaminare completează automat agenda — toate aceste informații fiind înregistrate în sistemul de gestionare a cabinetului pe care echipa dumneavoastră îl utilizează deja.
Fiecare etapă funcționează independent, dar ordinea este importantă: conexiunea cu sistemul PMS alimentează telefonul AI, telefonul AI alimentează sistemul de analiză, iar datele de analiză devin valabile pentru contabilitate abia după ce trackerul este instalat pe site-ul tău. Urmează pașii de sus în jos.
Sincronizare bidirecțională cu Dentrix, Open Dental, Eaglesoft, Dentrix Ascend, CareStack și multe altele. Platforma citește programul dvs., pacienții, fișele medicale, datele privind asigurările și registrele contabile — și poate înregistra înapoi programări, note clinice, documente și plăți. Sistemul dvs. de gestionare a cabinetului (PMS) rămâne sistemul principal de înregistrare; nu se migrează nimic.
Front Desk AI nu este un simplu modul adăugat la linia dvs. existentă — este un sistem VoIP complet în cloud pentru cabinetul dvs., conceput astfel încât fiecare apel să alimenteze același strat de inteligență ca și formularele, programul și registrul dvs.
O linie telefonică dedicată, plus numere suplimentare nelimitate care pot fi urmărite — câte unul pentru fiecare anunț, campanie, e-mail de marketing sau profil Google. Fiecare număr conține informații despre sursa sa, astfel încât, atunci când sună telefonul, știi deja care investiție de marketing a generat apelul.
Creați arbori de apeluri care să întâmpine apelanții în funcție de linie, să direcționeze apelurile către departamentul sau furnizorul corespunzător, să redea mesaje în afara programului de lucru și să transfere apelanții către destinația potrivită — recepție, căsuța vocală sau recepționistul AI — fără ca nimeni să atingă telefonul.
Majoritatea platformelor raportează activitatea — clicuri, afișări, vizite. Aceasta raportează rezultatele, deoarece este singurul nivel care înregistrează atât clicul pe reclamă, cât și finalizarea tratamentului. Iată ce se înregistrează automat odată ce pașii 1 și 5 sunt finalizați:
Clicurile pe reclame sunt înregistrate împreună cu ID-urile lor și costul, în momentul în care un vizitator accesează pagina — fără a mai fi nevoie de exporturi în foi de calcul de pe platformele publicitare.
Vizualizări de pagină, surse de trafic, etichete de campanie și surse de referință — integrate într-un singur parcurs pentru fiecare vizitator, nu în sesiuni dispersate.
Apelurile telefonice urmează același parcurs: rezultat, rezervare, impresie și transcriere, toate legate de campania care a generat apelul.
Încălcările securității în domeniul sănătății nu sunt doar ipotetice — cabinetele medicale sunt ținta unor atacuri de tip ransomware, iar bazele de date cu pacienți sunt furate. Arhitectura de față ia în calcul cel mai rău scenariu posibil și îl neutralizează:
Toate datele transmise între sistemul dvs. de gestionare a pacienților (PMS), pacienții dvs. și platformă circulă prin conexiuni TLS criptate. Niciun fel de informație nu este transmisă în format lizibil.
Fiecare câmp protejat — nume, data nașterii, afecțiune, înregistrare în fișă — este criptat individual cu AES-256-GCM înainte de a fi stocat. Nu este vorba de o criptare a întregului disc care deblochează totul la pornire: fiecare câmp este criptat separat.
În plus, datele protejate sunt recodificate sub formă de simboluri grafice proprii, cheile fiind păstrate separat de baza de date propriu-zisă — un al doilea lacăt cu o a doua cheie, într-un loc diferit.
Nu. Platforma se conectează la sistemul de gestionare a cabinetului (PMS) pe care îl utilizați deja — Dentrix, Open Dental, Eaglesoft, Dentrix Ascend, CareStack și altele — prin sincronizare bidirecțională. Sistemul dvs. PMS rămâne sursa principală de date, fiecare înregistrare în sistemul PMS se face doar la cerere, pe baza unei opțiuni pe care o controlați dvs., iar procesul nu implică nici migrare, nici întreruperi de funcționare.
Da. Aplicația citește programul dvs. în timp real și rezervă intervalele disponibile efectiv — respectând în același timp regulile specifice fiecărui furnizor, inclusiv care dintre aceștia pot avea două coloane în program și care nu acceptă niciodată programări suprapuse. De asemenea, reprogramează, anulează și înregistrează fiecare apel, atașând la dosarul pacientului o transcriere, un rezumat și rezultatul consultației.
În timpul programului de lucru, sistemul de IA redirecționează apelurile către recepție, iar în afara programului preia apelul și lasă un mesaj structurat, cu angajamentul de a suna înapoi. În ambele cazuri, personalul dumneavoastră primește transcrierea completă și contextul, astfel încât nimeni nu trebuie să reia conversația de la zero.
Telefonul tău devine o ușă de intrare care nu se închide niciodată. Inteligența artificială răspunde la fiecare apel, recunoaște apelantul după numărul său și discută cu acesta despre programarea sa — igienistul la care merge, tipul vizitei, suma de plată — fără a se baza pe un scenariu prestabilit.
Pacienții completează documentele pe baza mesajului text de confirmare — formulare în peste 100 de limbi, semnături electronice, fotografii ale cardurilor de asigurare și ale actelor de identitate — iar răspunsurile sunt înregistrate direct în fișa medicală. Nimeni nu tastează același lucru de două ori.
Fiecare pacient programat pentru mâine este verificat peste noapte, în mod automat — informațiile privind eligibilitatea, beneficiile și semnalările privind informațiile lipsă sunt înregistrate în dosarul medical înainte ca pacientul să se așeze pe scaun.
Un mic fragment de cod pe site-ul tău, plus două permisiuni Google, și cifrele tale de marketing nu mai sunt doar estimări. Acesta este pasul care transformă „am avut 50 de clicuri” în „Google Ads ne-a adus unsprezece pacienți în valoare de 38.000 de dolari în acest trimestru”.
Dictați direct de la scaun sau lăsați sistemul să redacteze notele pe baza programului zilei, înainte chiar de a vă așeza. Inteligența artificială învață stilul și structura de exprimare a fiecărui medic, iar notele finalizate sunt transferate direct în sistemul PMS.
Pacienții care prezintă cel mai mare risc de a renunța la tratament sunt identificați și contactați înainte de a renunța — iar sumele restante se încasează automat prin intermediul unor linkuri de plată, fără a mai fi nevoie de convorbiri telefonice incomode.
Nu este nevoie să configurați nimic aici — această etapă constă în verificarea unor informații deja valabile. Fiecare dosar al pacientului pe care l-ați sincronizat este protejat de două straturi independente de criptare, acces bazat pe roluri și o pistă de audit completă, în conformitate cu un acord de colaborare semnat.
Fiecare apel este înregistrat și verificat conform standardelor HIPAA, transcriat, rezumat și etichetat în funcție de intenția apelantului în câteva secunde de la încheierea convorbirii. Hărțile de intensitate ale apelurilor pierdute indică exact intervalele orare în care se pierd venituri, iar rata de finalizare a apelurilor arată pentru fiecare apel preluat dacă s-a programat efectiv o întâlnire.
Deoarece sistemul telefonic și recepționistul bazat pe IA fac parte dintr-o singură platformă, tranziția se realizează fără întreruperi: IA poate prelua apelurile în afara programului de lucru, poate prelua apelurile suplimentare atunci când personalul este ocupat cu pacienții sau poate răspunde la toate apelurile 24 de ore din 24, 7 zile din 7 — efectuând programările direct în sistemul PMS chiar în cadrul aceluiași apel la care a răspuns.
Front Desk AI costă 249,99 $ pe lună ca serviciu suplimentar — și este inclus în pachetul Practice Autopilot.
Vezi tarifele pentru sistemul de telefonie →Atunci când un vizitator devine pacient — prin intermediul unui formular, al unui apel telefonic sau al unei programări — parcursul său anonim se conectează la dosarul medical propriu-zis.
Sumele încasate din tratarea tranzacțiilor se redirecționează către canalul care le-a generat, în conformitate cu cinci modele de atribuire: „first-touch”, „last-touch”, liniar, cu decădere în timp și bazat pe poziție.
Producția este corelată cu distribuția geografică a pacienților pe coduri poștale, astfel încât să puteți vedea care cartiere — și care canale din acele cartiere — generează efectiv rezultate.
Diferența într-o singură propoziție: alte instrumente îți arată cât costă anunțurile tale pe clic — acesta îți arată cât câștigi pe pacient.
Rezultatul practic: dacă baza de date ar fi vreodată furată în întregime, hoțul ar rămâne cu șiruri de simboluri fără sens — fără nume, fără date de naștere, fără istoric medical. Pentru atacator, datele pacienților practic nu există.
Arhitectura completă de securitate — infrastructura, auditul, nivelul de conformitate și nivelul opțional de securitate suplimentar — se regăsește pe pagina „Securitate”. Citiți prezentarea generală completă privind securitatea
Până la ultimul dolar încasat. Fiecare clic pe un anunț este urmărit până la vizita pe site, completarea formularului sau efectuarea apelului, înregistrarea pacientului și veniturile generate de tratamentul finalizat — apoi acestea sunt repartizate pe baza modelelor „first-touch”, „last-touch”, liniar, cu decădere în timp și bazat pe poziție. Veți vedea costul pe pacient și valoarea pe durata de viață a clientului pe canal, nu costul pe clic.
Datele pacienților sunt mai întâi criptate câmp cu câmp folosind algoritmul AES-256-GCM, apoi recodificate în simboluri grafice proprii înainte de stocare, cheile fiind păstrate separat de baza de date. Un hoț care ar fura întreaga bază de date ar intra în posesia unor simboluri ilizibile — fără nume, fără date de naștere, fără date clinice.
Conectarea la PMS se finalizează, de obicei, în aceeași zi, iar înregistrarea digitală a pacienților funcționează imediat după aceea. Telefonul cu AI devine operațional în câteva zile — redirecționarea apelurilor sau portarea numărului reprezintă etapa cea mai îndelungată. Conectările la Google durează aproximativ zece minute, folosind lista de verificare din panoul de control. Majoritatea cabinetelor sunt complet automatizate în termen de două săptămâni.
Da. Pacienții, programul și datele analitice ale fiecărei locații sunt specifice respectivei unități, în timp ce tablourile de bord la nivel de grup prezintă performanța agregată pentru toate locațiile.
Da. Există un acord standard de colaborare cu partenerii de afaceri, accesul se bazează pe roluri, iar fiecare acces la datele pacienților este înregistrat în jurnalul de audit. Paginile dedicate securității și conformității cu HIPAA prezintă în detaliu întreaga strategie de securitate.
Toate funcționalitățile prezentate pe această pagină sunt deja integrate în platformă — aceasta este exact configurația pas cu pas care transformă o activitate bazată pe telefoane fără răspuns și agende de hârtie într-un birou de recepție care răspunde la fiecare apel, verifică fiecare plan, își notează propriile observații și urmărește fiecare dolar investit în marketing până la scaunul clientului. Planificați-vă o după-amiază liniștită pentru primele două etape; restul se activează pe măsură ce avansați.
Un ghid de 20 de minute cu cifrele tale: ce ar fi răspuns telefonul cu IA săptămâna trecută, ce ar fi detectat procesul de verificare și ce venituri generează de fapt campania ta de marketing.
Practice Autopilot reunește toate funcțiile de front office: recepționist vocal bazat pe IA cu sistem complet de telefonie în cloud, note clinice bazate pe IA, integrare directă cu PMS, verificare nelimitată a asigurărilor, plăți ale pacienților, înregistrare vocală a fișelor parodontale și fax digital — la 4.593 lei RON/lună. Achiziționate separat, aceleași funcții suplimentare costă peste 1.200 $ pe lună.
Economisiți peste 300 $ pe lună față de opțiunea „à la carte”
Fără contracte • Se poate anula oricând • Garanție de rambursare a banilor în 30 de zile
Vrei doar să se ocupe de apeluri? Abonamentul „AI Receptionist” costă 499 $ pe lună — vezi prețurile
Vrei absolut totul — consultații virtuale, informații privind cererile de rambursare, Voice Perio, asistență prioritară și, pe deasupra, un proces de integrare cu servicii de excepție? Planul „AI Dental Office” costă 1.499,99 $ pe lună — vezi pachetul „Everything”
